Office Manager (m/w/d)mit erweitertem Aufgabenspektrum

Wir sind Praktiker und Pioniere. Neue Talente finden bei uns flache Hierarchien, kurze Wege und sichere Arbeitsplätze in Unternehmen mit einem hohen Renommee. Valeta: Enabling solutions. Und auch im Team sind wir füreinander da. Entscheidungen treffen wir zuverlässig und schnell. Eine hohe Zufriedenheit aller ist unser Ziel. Die lange Betriebszugehörigkeit unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter stellt das unter Beweis. Kommen auch Sie zu uns!

Office Manager (m/w/d) mit erweitertem Aufgabenspektrum

Unsere Mission:

Wir suchen eine/n engagierte/n Office Manager:in für den Standort Besigheim, um unser Team im Office Management zu verstärken.

Ihre Aufgaben: 

-Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs im Empfangsbereich und im Besuchermanagement durch effektive Organisation und Koordination

-Führung der Telefonzentrale, einschließlich der Beantwortung von Anrufen und Weiterleitung an die entsprechenden Ansprechpartner

-Vorbereitung von Besprechungsräumen, um sicherzustellen, dass sie den Anforderungen entsprechend ausgestattet und vorbereitet sind

-Verwaltung verschiedener Verträge, darunter Tankkarten, Reinigungsdienste und die Instandhaltung des Fuhrparks, um eine reibungslose Geschäftstätigkeit zu gewährleisten

 -Postverwaltung, Terminüberwachung und Organisation von Geschäftsreisen, um den Arbeitsablauf zu optimieren und Zeitpläne einzuhalten

-Allgemeine Büroaufgaben wie die Koordination von Lieferungen, Bestellungen von Büromaterialien und die Unterstützung bei administrativen Anforderungen.

-Aktive Unterstützung des Marketingteams bei der Umsetzung von Marketingaktivitäten und Projekten

-Pflege des Intranets für interne Kommunikation und Informationsverteilung, um sicherzustellen, dass Mitarbeiter stets über relevante Informationen informiert sind

-Erstellung von Lieferscheinen, Rechnungen und Bearbeitung von Reklamationen, um einen reibungslosen Geschäftsablauf sicherzustellen und Kundenanforderungen zu erfüllen

-Ausstellung von Lieferantenerklärungen und Unterstützung bei der Verwaltung von Lieferantenbeziehungen

-Angebotserstellung, Auftragserfassung und Überwachung von Lieferterminen, um sicherzustellen, dass Kundenanfragen effektiv bearbeitet und erfüllt werden

Wir freuen uns darauf, Ihre Bewerbung für diese abwechslungsreiche Position zu erhalten, in der Sie Ihre organisatorischen Fähigkeiten unter Beweis stellen und aktiv zum Erfolg unseres Unternehmens beitragen können

Ihr Profil

- Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung mit (erster) Berufserfahrung

- Erfahrung in Office Management und Assistenz

- Sicherer Umgang mit MS Office, einschließlich Power-Point und Word

- Fließende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

- Gute Kommunikations- und Organisationsfähigkeiten, Belastbarkeit, Teamfähigkeit
und Flexibilität

Sie werden Teil eines kleinen Teams engagierter und hilfsbereiter Kollegen sein. Eine sorgfältige Einarbeitung ist bei uns selbstverständlich.

Was wir Ihren bieten:

-Ein extrem sympathisches und sehr aufgeschlossenes Team. Finden Sie es selbst heraus!

-Ein dynamisches, zukunftsorientiertes, stark wachsendes Umfeld, in dem Sie sich einbringen und verwirklichen können

-Die Möglichkeit, etwas nachhaltig und langfristig aufzubauen mit flachen Hierarchien und kurzen Entscheidungswegen

-Homeoffice-Vereinbarung, flexible Arbeitszeiten und eine leistungsorientierte Vergütung

-VWL, Job Rad Angebot und einiges mehr

Bewerben Sie sich jetzt!
Gerne stehen wir auch für Ihre Fragen zur Verfügung.